İlk aşamada, projenin sorununa dair kapsamlı bir durum analizi yapılır. Bu, istatistiksel verilerin yanı sıra güncel hükümet politikaları, sosyal yapılar, kültürel etmenler ve ekonomik göstergeler gibi bilgi gerektiren unsurları içerir. Ayrıca, paydaşların analizi yapılır ve hedef kitlenin doğru şekilde belirlenmesine önem verilir. Proje çıktısından uzun süre fayda sağlayacak olan nihai yararlanıcılar genellikle toplumun kendisidir. Bu nedenle, projelerin toplumu olumlu bir şekilde etkileme kapasitesine sahip olması önemlidir.
Sorun analizi aşamasında, belirlenen problemlerin kökenine inilir ve problemin sonuçları açıklanır. Strateji analizi ise kurumun kapasitesi, kaynakların uygunluğu, planlanan bölgenin proje için elverişliliği ve proje sorumlusunun misyonu gibi faktörleri göz önünde bulundurur.
İkinci aşamada; AB projeleri tasarlarken, fonlama büyük bir öneme sahiptir. Projenin ana hedeflerine ulaşabilmesi için belirli bir maddi desteğe ihtiyaç vardır. Avrupa Birliği gibi fon sağlayıcı kurumların belirli yasal beklentileri bulunmaktadır. Projelerin onaylanmasında, gider kalemlerinin gerçekçi bir şekilde hesaplanıp sunulması oldukça önemlidir. Fonlama süreci, çözüm odaklı ve maliyet açısından verimli bir yaklaşımla ele alınmalıdır.
AB projelerinde dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise zaman ve faaliyet planlamasıdır. Projelerin başlangıç ve bitiş tarihlerinin net olarak belirlenmesi yanı sıra, bu süreçte ilgili faaliyetlerin nasıl ilerleyeceği de planlanmalıdır. Paralel yürütülen planlar için GANTT Şeması gibi araçlar kullanılarak sürecin daha sağlıklı ve düzenli ilerlemesi sağlanabilir.
Her adımın detaylıca incelenmesi önemlidir ve bu beceriyi kazanmak için proje döngüsü yönetimi kritiktir. Bazı dernekler ve firmalar, proje yazımı konusunda eğitimler vererek bu yönetim becerilerini aktarmaktadır.